Für die Aufzeichnung von häuslichen Pflegeleistungen, die eine private Pflegeperson für einen Pflegebedürftigen erbringt, wird ein so genanntes Pflegetagebuch geführt. Der Pflegebedürftige wird in der Regel Leistungen aus der Pflegeversicherung bei der Pflegekasse beantragen. Den Antrag leitet die Pflegekasse an den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung weiter, welcher im Rahmen eines vorher angekündigten Hausbesuches beim Pflegebedürftigen den notwendigen Zeitaufwand für die hauswirtschaftliche Versorgung und die persönliche Pflege in einem Pflegegutachten feststellen wird. Von der Pflegekasse wird aufgrund dieses Gutachtens die entsprechende Pflegestufe festgesetzt.
Die lückenlose Erfassung der notwendigen Hilfemaßnahmen wird durch das Führen des Pflegetagebuches sichergestellt. In der Praxis findet das Pflegetagebuch über einen längeren Zeitraum vor einem Besuch des MDK-Gutachters Anwendung. Beim Hausbesuch wird dem Gutachter im Anschluss das Pflegetagebuch vorgelegt. Der Gutachter wird die Eintragungen im Pflegetagebuch in seine Beurteilung einfließen lassen. Zwar ist die Führung eines Pflegetagebuches eine freiwillige Angelegenheit, jedoch kann der Gutachter sich ansonsten nur auf seine eigenen Feststellungen beziehen, wenn kein Pflegetagebuch vorliegt.
Für ein Pflegetagebuch bietet jede Krankenkasse mehrseitige Vordrucke an. Es ist empfehlenswert, diese Vordrucke zu verwenden, da dort alle notwendigen Einzelheiten detailliert aufgeführt sind. Die Angaben eines Pflegetagebuches können auch für die ungefähre Berechnung der Pflegestufe übers Internet hilfreich sein. Zwar sind die Berechnungen eines Pflegestufenrechners ohne Gewähr, kann aber durchaus für realistische Voreinschätzungen der möglichen Einstufung durch den MDK liefern. Die zugrunde gelegten Zeiten für die Begutachtung entsprechen immer den MDK-Richtlinien.
In der Praxis machen Pflegepersonen bzw. Pflegebedürftige nicht immer den Tatsachen entsprechende Angaben über die notwendigen Verrichtungen. Bestimmte Pflegeleistungen werden häufig gar nicht angegeben. Im ungünstigsten Fall kann sich das Fehlen der Angaben negativ auf die Festsetzung der Pflegestufe und den festgestellten Zeitaufwand auswirken.
Beim Ausfüllen eines Pflegetagebuches kommt es häufig zu Fehlern. Z. B. tragen Pflegepersonen häufig kleinere Hilfestellungen, wie das Händewaschen, das Öffnen einer Flasche oder die wiederholt erforderliche Aufforderung zu essen, nicht ein. Bei der Dokumentation im Pflegetagebuch sollten solche Einzelheiten nicht vergessen werden. Ansonsten wundert sich der Schreiber beim abschließenden Zusammenzählen, warum der notierte Aufwand nicht dem tatsächlichen Zeitaufwand entspricht.