Pflegeeinrichtungen ziehen eine Pflegeagentur zu Hilfe, wenn es zu einer Personalknappheit kommt. Wenn beispielsweise zu viele Mitarbeiter im Urlaub sind oder krankheitsbedingt ausfallen, so wäre die Pflegeeinrichtung unterbesetzt. Allerdings muss ein gesetzlich festgeschriebener Personalschlüssel aufrechterhalten werden. Wenn das verbliebene eigene Personal nicht überstrapaziert werden soll, so bietet eine Pflegeagentur mit der „Vermietung“ von examiniertem Pflegepersonal eine Möglichkeit zum Ausgleich. Die Pflegeagentur fungiert also als Vermittler zwischen den freiberuflichen Pflegekräften und den Pflegeeinrichtungen.
Pflegeagenturen können auch von Privatpersonen für Pflegebedürftige beauftragt werden. Entsprechend der ganz eigenen Vorstellungen werden dann Pflegekräfte vermittelt. Dabei gibt es auch Pflegeagenturen, die sich auf die Vermittlung von Pflegekräften aus Osteuropa spezialisiert haben, um die Einsätze für den Pflegebedürftigen in einem für alle bezahlbaren Rahmen zu halten. Pflegekräfte aus Polen sind sehr gefragt. Bei Interesse an einer Vermittlung von Mitarbeitern über eine Pflegeagentur können sowohl regionale Angebote als auch bundesweit tätige Pflegeagenturen gewählt werden. Grundsätzlich sollte im Einzelfall ein nach den individuellen Vorstellungen ein entsprechendes Angebot eingeholt und mit anderen verglichen werden. Entsprechende Angebote finden sich im Internet oder bei regionalen Anlaufstellen wie Seniorenzentren. Wichtig ist, dass ein Angebot grundsätzlich auf die besonderen Anforderungen des Einzelfalls zugeschnitten werden kann, denn der Pflegebedarf ist schließlich von Fall zu Fall unterschiedlich.